クマ坊の日記

人材育成とビジネスとサッカーが中心のブログです

【マネジメント】ワンポスト1仕事の進め方

f:id:kumabou2016:20200622200237p:image

緊急事態宣言中、我が社は在宅勤務が原則でした。しかし、以前書いたように伝票業務が中心のスタッフは出社せざるえない状況でした😭 伝票なんて、ハンコなんて嫌いだーと叫んでいましたがそんな日々も7月から終わりです。第二波が来ても大丈夫。電子決済システムが完成しました。今日は新システム完成までのお話です。

 

 

ワンポストひと仕事の原則

昨年、私の役割は一つ増えました。コンサルタントのマネジメント、新商品開発に加えて、管理スタッフのマネジメントです。当日はもうこれ以上仕事増やさないで欲しいと涙目でした。しかし、社内の止むに止まない事情と、責任者が決まらず不安を感じているメンバーの姿を見て1年限定で兼務することを承知しました。引き受けたからには、1年間で最低一つは改善、改革にあたるひと仕事をしようと決めていました。短期的な成果ではなく会社にとって恒久的な財産となるような仕事です。

 

www.kumabou.com

 

信頼を得る

管理スタッフは裏方の仕事です。できて当たり前でミスが起きれば叩かれるストレスフルな仕事です。メンバーの多くは女性であり、半分は派遣社員契約社員です。まずは、彼女達の話をじっくり聴くことから初めました。また、彼女達から依頼された仕事は最優先で行いました。まあ、依頼される仕事といっても捺印なんですけどね💦 彼女達に伝えたかったのは、「私は皆さんの仕事を軽んじていない」というメッセージです。こればっかりは、いくら口で言っても伝わりません。彼女達の方が上司を見る目は肥えていますから。並行して、メンバーにレクチャーを受けながら業務について学びました。かなり、細かい点まで説明してくれました。ちょっと細か過ぎ!と思うところはありましたが、結果的に説明を受けておいたおかげでコロナ禍の時にメンバーの業務を肩代わりすることができました。どこで何が幸いするか分かりませんね。話が脱線しました。地道な行動を示すことで、この上司は「口だけ番長じゃなさそう」とは徐々に感じてもらえたようでした。

www.kumabou.com

 

3つの壁

メンバーからの信頼を得られた後は楽でした。彼女達の問題意識を吸い上げ、何を今期するかを意思決定するだけですから。この時に意識したのは、前述した恒久財産となるような仕事です。そこで狙いを定めたのは、電子決済化です。一年後に東京オリンピックを控え、在宅勤務できる体制を整備しなくてはいけないという考えもありました。プロジェクトを進めるにあたっては3つ壁がありました。

  1. ITベンダー選び
  2. 予算捻出
  3. 部門間調整

ITベンダー選びは楽でした。こちらのやりたい事が明確だったのと部下が優秀ですから。予算捻出は少し苦労しました。新システム構築の予算取っていませんでしたから💦 しかし、私が複数部門を管理していたのが幸いしました。他の2つの部門のお財布をやりくりすることで資金の大部分を調達することができました。足りない部分は経営に上申して獲得してきました。一番難儀したのが他部門との調整でした。「前例がない」「ハンコでなきゃ駄目」💦 合理的に説明をしても、なかなか首を縦には振ってくれません。彼らの不安を解消するためにエビデンスを揃え、やっと承諾を取り付けることができました。振り返ると、ここで時間ロスがなければ、コロナ禍が来る前にはシステムが完成していたのですが。

 

女性担当はITベンダーに舐めれる⁈

やっとの事でプロジェクトはスタートします。担当は信頼する部下に任せました。彼女はとてもキッチリしている人で、本業務にもシステムにもあかるい人です。進捗状況も適宜報告してくれているので安心していました。しかし、プロジェクトスタート1か月後に彼女から相談を受けることになります。「ITベンダーが約束した事をしてくれない。事前の報告や相談もない」との事。発注側の我々にも問題があるのではと思い、彼女以外のメンバーからの話を聞きました。私も仕事柄プロジェクトは多いのですか、その経験と照らし合わせてみつも今回のITベンダーの仕事の進め方はお粗末でした。

 

知人のITコンサルタントに相談すると、「それは担当者が女性で、かつ小規模なシステム開発だから舐められてるよ」とのアドバイスを貰いました。全くふざけた話です。そうと分かれば話は早いので、ITベンダーとの定例の打ち合わせに参加。「部下から報告を受けています。手元の議事録に目を通しながら、険しい表情で一言、御社の仕事の進め方に対して非常に不信感を抱いております。。。沈黙」これは先方には効いたみたいで、その後は遅れた分も巻き返してくれました。

結局、その後コロナと緊急事態宣言があったため開発スケジュールは遅れしまったのですが。それでも、ひと仕事完遂できたことに安堵しました。