皆さんはビジネスメールを1日にどれぐらい受け取りますか。私は毎朝、100通ぐらいメールを受け取ります。メールはビジネスを便利にした一方で、仕事の生産性を阻害している原因になってようにも思います。今日はビジネスメールについて考えてみたいと思います。
CCのメールは見ない
毎朝、100通ぐらいのメールが飛んできます。上司から、部下から、他部門、お客様。。。この中で結構な割合で多いのは部下からのCCメールです。部下がCCをつけるのは様々な理由があります。情報を共有しておきたい。共有の理由は様々です。心配な事案なので共有しておきたい。関係者に上司とも情報を共有していることを示したい。自分の仕事ぶりを上司にアピールしたい。。。全て、私が共有しといた方が良いのでしょうが、CCで送られてくるものは私が見なくても支障がないものがほとんどです。まあ、部下からするとお守りみたいなものです。だから、CCで送られてくるものは、原則見ません。例外はいつもはCCでメールを送らない人が送ってきた時です。普段CCを付けない人が送るということは、何かあるかも知れないのですから。
ワンフロアだから、直接会いにいく
私の職場はワンフロアにあらゆる部門が揃っています。メールはエビデンスを残すために、ちゃんと送りますが、メールを送った直後に相手の席まで伺うことが多いです。相談や調整の類いの時は特に。メールだと、微妙なニュアンスが分からなかったりします。特に相手が自分より、階層が低いメンバーだとオブラートに包んだ表現でメール送ってくるので。メールで何往復もやりとりするより、相手の表情見ながら会話した方が話が早かったりすることが多いです。メール直後に本人がやってくるので、相手は驚きます。しかし、私からすれば直接話した方が仕事の生産性が高いというだけなんですが。
社内チャットも便利だが。。。
最近、活用しているのが社内チャット。同時刻にメンバーを招集してチャットで打ち合わせをしてしまいます。これも仕事の生産性の面ては効果的に感じます。社内の人間で話し合いを行うならチャットで十分です。悩ましいのは、社外の人とチャットでやりとり出来ない事です。技術的には可能ですが、社内のネットワーク上のセキュリティが高くて、社外のSNSと繋がらないんです。働き方改革で生産性が問われている時代なのに、お恥ずかしい話です。
