しばらく日記書けてませんでした。というのも、仕事で大変な出来事に見舞われたからです💦 タイトルにあるように個人情報が流出しそうになりました。今日はその時の話です。
- 個人情報に触れる機会が多い仕事
- 個人情報が流失したかもしれない？！
- 直属の上司に報告してはいけない
- 危機に直面した時に、人間性が露わになる
- 顧客には直ちに報告する
- リモートでのミーティングが上手くいった
- 教訓を活かす
個人情報に触れる機会が多い仕事
私の仕事は企業の人材育成を支援する仕事です。分かりやすい所で言えば、新入社員や管理職の研修を企画・実施しています。私はコンサルタントとしての現場での仕事と共に、コンサルタント部門の責任者も兼ねています。この仕事は、お客様の社員の個人情報を比較的多く預かります。研修であれば受講者名簿。人事制度のコンサルの仕事だと、さらに詳細なデータを扱うことになります。当然、社内では管理基準が厳格に決められて管理されています。
個人情報が流失したかもしれない？！
休暇明けのミーティングで部下から報告が上がってきました。お客様からお預かりした受講者データに誤りが見つかった。その受講者名簿に従って、研修の事前案内をメールで送っている為、間違ったアドレスに個人情報が送られている可能性が高いとの報告でした。それも何百人分💦 脳裏に自分が、マスコミを前に謝罪会見している姿を想像してしまいました。
直属の上司に報告してはいけない
私の部下は、直ぐに上司である私に報告してくれたのですが、本来は社内手続きではNGです。おそらく他の会社でも個人情報漏洩時は直属上司ではなく、社内の個人情報保護責任者へ第一報するルールになっていると思います。何故なら、上司による揉み消しや隠蔽が起こる可能性があるからです。今回は私から責任者へ報告をあげました。「個人情報が流出した可能性がある。まだ詳細は調査中」部下から報告があって5分以内の報告でした。
確実な流出が明らかになってから報告するかどうか一瞬悩みました。ただ検証するのに時間がかかりそうな点。報告状況から流出が高そうに見えた点。個人情報が流出してた際に、初動が遅れたらさらに対応が問題視される点を勘案して、直ちに報告する判断をしました。
危機に直面した時に、人間性が露わになる
個人情報流出可能性の一報を入れた時の社内の反応は様々でした。個人情報は流出していないという、結末だけを聞きたい人。責任から逃れようとする人。真摯に向き合う人。危機に直面すると、人間性が現れるもんだなと妙に感心している自分がいました。総じて女性の方が肝が座っているようにも見えました。
顧客には直ちに報告する
お客様にも直ちに状況を報告しました。その時点で分かっている現状を包み隠さず。個人情報が流出した可能性があると言う時点でアウトですが、対応が遅いと更なる不信感を生む事に繋がります。また、幸いしたのは本件のお客様側の責任者と私は面識があった点です。お互いどんな感じの人間かを知っていたのは、地味に効果的でした。お互い初めましてだったら、もっと大変だったと思います。
リモートでのミーティングが上手くいった
このように初動対応した後は、社内の人的リソースを大量投入して調査を行いました。この時、大変だったのがコロナ禍で多くの社員が在宅勤務だった点です。そのため、メール中止にやり取りを行いました。ただメールだけだと混乱する事もあったので、適宜、オンラインでミーティングを開催しました。このオンラインのミーティングのタイミングや内容は上手くいったと思います。調査の段取りも上手く組めたので、想定よりも早く調査は進みました。幸いにも、個人情報の流出はありませんでした。流失が0だと分かった時は脱力しました。
教訓を活かす
組織としても個人としても、色々考えさせられました。今回はたまたまラッキーに助けられたに過ぎません。再発防止に努めなければです。しかし、長い1週間でした。
