今日は若手ビジネスパーソンが戸惑うことが多い、社内コミュニケーションの一つである報告説明力の話です。
説明が下手な人の特徴
職場のビジネスコミュニケーションで若手が苦労するのは、上司や先輩や他部門への報告や説明の場面ではないでしょうか。ただでさえ苦手なのに、相性があわない上司や先輩だとますます気が滅入るのではないでしょうか。報告や説明が下手な人には３つの特徴があります。
- 話が長い
- 間が悪い
- 話だけで伝える
話が長い
キャリアの浅い真面目な若手ビジネスパーソンに見られる特徴です。真面目で責任感が強いが故に、自分が持っている全てを話そうとしてしまいます。上司や先輩から「何が言いたいか分からない！」と指摘を受ける人は、話す内容を半分にしてみてください。そして、結論から話すこと。報告や説明は多くても３つに絞り込みましょう。「話半分⁈ 」「多くて３つ⁈」は話が長い人からすれば、それで伝わるのか心配になるかもしれません。でも、安心してください。上司や先輩は情報が不足していると感じれば必ずあなたに質問をします。質問と回答のキャッチボールを通して、あなたが報告、説明したい内容は相手に伝わります。コンサルタントはエレベータープレゼンを若い時に徹底的にトレーニングさせられます。30秒、15秒の短い時間で簡潔に相手の合意を取り付けるような技術です。顧客の意思決定者からYESを貰わないとプロジェクトが進まない時があります。相手も忙しいので、短い時間で簡潔に伝えれないと駄目なんです。短い時間で伝えるには、相手の関心事を理解し、どんな支援が必要なのか、デメリットメリットの判断材料を与えることが必要になります。ジャパネットたかたのテレビショッピングの伝えかたは勉強になりますよ。
間が悪い
これは説明や報告のタイミングが悪いという奴です。ビジネスの基本はスピードです。報告の際は情報量以上に報告頻度が大切になります。着手の報告、途中経過の報告、最終結果の報告。最低でもこれぐらい報告しておくと相手も安心します。
緊急度は低いけど、説明して相手を動かす時もあるかと思います。そんな時は上司や先輩の状況をよく観察してるか否かが鍵になります。忙しい時や機嫌が悪い時は避けねばですね。
報告でも説明でも、相手の「間」を強く意識することです。あなたが「ちゃんと報告したじゃん！」と思っていても、伝わらなければ出来ていないと同じ事です。
話しだけで伝える
報告や説明なんだから話して伝えるは当たり前ですが、下手な人は話しだけで伝えようとしてしまいます。「こんなに話しているのに、何で伝わらないだ！」と思うかもしれませんが、話の内容なんて伝わらないのが普通です。人は耳で聞く情報よりも目から入ってくる情報の方が圧倒的なんですから。だから資料を見せながら説明するのも効果的です。また相手が情報を得るのは内容だけではありません。あなたの表情や声のトーンやテンポからも情報を収集しています。逆を言えば、普段から相手に自分はどのように映っているか印象づけておくことも非常に重要です。
上司や先輩にも問題がある
これまで、報告説明する立場の視点から語ってきました。しかし、上司や先輩の側に問題がある事も少なくありません。指示の出し方が曖昧なケースが多々あります。上司、先輩からすれば忖度しない部下・後輩が「気が利かない奴」という認識でしょうが、報告・説明する立場からすればたまったもんじゃありませんよね💦そのような上司・先輩も意地悪で曖昧な指示を出しているわけじゃありません。「本気で伝わるのが当たり前」だと認識しています。そういう職場風土で育ってきた人達ですから。
まあ、そんな事を嘆いても愚痴っても1ミリも状況は変わりません。ストレスを軽減するためにも自分の報告や説明の仕方を工夫するのが一番です。
