計画も立てて、段取りもバッチリ。でも予期せぬハプニングは仕事にはつきもの。後は計画通り進んでいるかを管理する必要があります。ということで、今日は仕事の進捗管理について考えてみたいと思います。
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１年スパンの仕事はどんな頻度で進捗管理すべきか
年間で課題の達成を目指している場合、どんな頻度で進捗管理をしているでしょうか？１ヶ月単位で進捗を確認しているケースが最も多いのではないでしょうか。進捗が１ヶ月単位でしか変わらないのであれば、進捗確認のタイミングも月１回でOKです。でも、それ以外であれば月１回の進捗では遅すぎます。だってよく考えてみてください。１年は１２ヶ月。月１回ということは１２分の１を占めることになります。１ヶ月経って「やっぱりちょっと方向性違ってた！」なんて言われても、ゼロに戻すために最低でも同じ期間は必要になります。すると残り１０ヶ月で課題を達成しないといけないなんて事態に陥ってしまいます💦
また、進捗管理が月１回だと報告間際にバタバタと実行する人もでてきます。結果とし進捗が進まず、報告の際には「次までに頑張ります！」のフレーズを聞かされた経験はないでしょうか。
報告進捗のタイミングは１週間に１度。もしくは２週間に１度は設けることをおすすめします。
週間チェックと月間チェック
進捗確認は１週間に１度がいいとオススメしましたが、週１の進捗管理をしていると月１回の進捗確認も意味がでてきます。週間チェックの特性としては、前月の月間チェックで提起された取り組みが順調に進捗しているか、メンバー個々人の作業の進捗を確認します。月間チェックは課題に対する達成度を評価、成果が出てない場合は方向性の再検討を行います。達成に向けたフレームのチェックがポイントです。
私はマネジメントでは週１回のグループミーティングと月１回の個人面談を組みあわせて１年間マネジメントをしています。週１回のミーティングでは個々人の進捗について確認します。いわゆる業務報告というやつです。月１回の個人面談はメンバーの行動やモチベーション等を深く振り返ります。もちろん個人面談を通じて、計画全体の変更が必要だと感じたときは、翌週のグループミーティングの時間を少し長めにとって軌道修正を図ります。
グループミーティングの時間は９０分
グループミーティングの時間は９０分間と決めています。９０分間は人が集中できる限界です。進捗確認だけであればこの時間で十分です。また９０分間の中でも緩急をつけます。だいたい２０分間で１つのテーマを扱うのが一番いいです。これも人間の集中力の問題です。だから、９０分間のミーティングの中で扱う議題は３テーマから４テーマぐらい。雑談やアイスブレークも入りますからね。
たまには変化も必要
私は計画を立てる際に、年間の会議スケジュールや目的も決めてしまいます。仕事を能率的に進めるのに役立ちます。しかし、一つ留意点があります。それはマンネリ化です。どんなにデザインされた会議や打ち合わせでも、メンバーは慣れてしまいます。そこで、会議に参加するメンバーを変えたり、ゲストを迎えることも新鮮さを保つ意味では重要です。また場所を変えるのも効果的です。会議室ではなく休憩スペースや社員食堂なんかでミーティングするのもいいですよ。あとはご飯食べながら。お酒飲んじゃうと何を言ったか忘れてしますので。難しいプロジェクトの時はピザ食べながらミーティングなんかは私はします。
