マネジメントを行う際に避けて通れない活動の一つに会議があります。会議設計と会議運営のスキルの巧拙は、管理職のマネジメントの巧拙に繋がります。今日は会議について考えます。
イケてる会議経験がない
会議に対してどのような印象を皆さんは抱いていますか？私は「つまらない」「無駄」「退屈」というキーワードを思い浮かべます。我が社もご多分に漏れず残念な会議は存在します。会議の目的は様々です。情報共有、アイデア発散、意思決定。私が会議運営で重視しているのは意思決定です。何故ならメンバーでは意思決定出来ないことは多々あります。意思決定は管理職しか出来ない役割です。だから、会議も意思決定を大切にします。管理職が意思決定するには、当たり前ですが自分の権限範囲を把握しておく必要があります。そうでないと、会議しても「決められない」状況に陥ってしまいますから。そのためにも、直属の上長に対して、コマメに報連相談しておくのは地味に重要です。
意思決定はスピード7割
意思決定のスピードが遅いと、ビジネスチャンスを逃すことがあります。不確実性の高い状況だと意思決定は悩みますが、7割の確信が持てたら意思決定すべきです。間違えていれば修正するだけですから。ただいくらスピード重視でも5割や3割の確率はお勧めしません。現場のメンバーが不安を感じる状況では力を引き出すのが難しいです。
少人数打ち合わせの活用
私が工夫しているのは、少人数打ち合わせの活用です。テーマによっては必ずしも全員が会議に参加する必要はありません。必要な関係者だけで打ち合わせして意思決定をしていきます。そのため、私のスケジュールはメンバー全員が共有しており、空いている時間があれば勝手に打ち合わせ設定するように指示しています。フットワークが軽くなると、メンバーも仕事が捗ります。1人で悩むより複数人で話し合ったほうが、仕事は進捗しますから。些細な工夫ですが、これだけでも組織の生産性はあがります。
