4月から新任管理職への登用の内示があったビジネスパーソンもいるかと思います。おめでとうございます！もしかしたら本人的には気乗りしていない方もいるかもしれませんが💦 機会があるならチャレンジしてみる事です。経験してみて、自分に合っていなければ翌年は辞退すればいいだけです。さて、今日はそんな新任管理職に向けての記事になります。
管理職のタスク多すぎ問題
管理職になって、まず驚くのがタスクの多さだど思います。昨今はプレイングマネジャーも多いですから、これまでの自分の仕事に加えて管理業務まど増えるので大変です。上司の姿を見ているので想像はしていたでしょうが、想像以上のケースが多いように思います。次から次へと降ってくる仕事に対応していると、段々と心身共に疲弊していきます。そうならないためにも、早い時期に自分が預かる部署の方針を決めなくてはいけません。その方針を検討する際に役立つのが4つの視点です。
マネジメントの視点はざっくり4つ！
管理職は有象無象の仕事への対応が求められます。しかし、それらの仕事を整理すると以下の四つに分類されます。
- 業務に関する仕事
- 人に関する仕事
- 維持に関する仕事
- 改善改革に関する仕事
業務に関する仕事とは、サービスや製品、商品を社会やお客様に沿ったものを提供する事です。人に関する仕事は、一緒に働くメンバーの成長を支援し、生きがいや働き甲斐を感じられる職場にすることです。維持は仕事の標準を守るようにする仕事です。業務であれば品質、コスト、納期の視点で現在の業務が遂行できているか？人の側面であれば、メンバーのモチベーションや部下育成などか求められます。改善、改革は業務であれば仕事の水準を引き上げたり、全く違う標準を作ったりすること。人の側面であれば職場の組織風土を変えたりすることを指します。実際の職場の問題はもっと複雑です。そのため、このように綺麗に4分類できる訳ではありませんが。しかし、取り組む問題がどのような性格なものかを理解するのには役立ちます。
リソースは有限
管理職になると、上から下から様々な問題が持ち込まれます。また、プレイヤー時代から「自分だったら違う仕事のやり方に改めるのに！」と温めていた問題もあるかもしれません。しかし、リソースは限られます。管理職自身の時間も有限です。全て対応しようすると、管理職自身も職場も疲弊してしまいます。
私自身も管理職初年度は苦い思い出があります。自分の能力を過信し過ぎてしまいました。そのため、大量の仕事を抱え込み残業&休日出勤の嵐でした。それだけ仕事したなも関わらず業績も達成できませんでした💦
管理職が初年度に注視すべきこと
維持管理に集中するのが初年度のセオリーです。決められた仕事の標準が守られることに集中するのが、まず取り組むべきことです。ここでしっかりと対応できなければメンバーからの信頼獲得は難しくなります。ただし、何事も「過ぎたるは及ばざるがごとし」です。管理職が仕事の維持管理だけに集中していると、人の維持管理が疎かになります。「仕事なのだからやるのが当たり前でしょ」と言う思考モードに陥ります。すると、メンバーを人ではなくてツールとして無意識に見てしまいます。無意識と言うのがさらに厄介なところです。メンバーのモチベーションはただ下がり、職場の雰囲気も悪くなります。一度、そのような雰囲気を形成してしまうと覆すのは大変です。仕事の維持に注力しながら、メンバーの話にも耳を傾けることが最初に気をつけるべき事です。
分からないことは素直に伝える
コロナ前までは前述した事で充分でした。しかし、現在は守るべき仕事の標準自体がちゃぶ台返しされている職場もあると思います。これまでの仕事の標準を守ろうとしたら、現場の実態に合わないなんてこともあるかと思います。そんな場面に直面したら、分からないこと、判断に迷っていることを周囲に正直に話すのが良いと思います。最終的な意思決定は管理職の仕事ですが、判断の過程で多くの人の情報や知恵を集めることは大切です。勿論この方法にもデメリットもあります。単純に意思決定までに時間がかかりますし、混乱している現場がさらに混乱する可能性もあります。ただ、3人よれば文殊の知恵ともいうように、より良いアウトプットが出ることは間違いありません。また、管理職になったばかりなのに、メンバーの手前「頼りなく見られたくない」なんで思う人もいるかもしれません。でも、メンバーは自分が思う以上に管理職の一挙手一投足を観察しています。正直に相談してくれる管理職の方に信頼を寄せるのではないでしょうか。
