やっと来年の手帳を購入しました。購入したのは、NOLTYのクレスト2です。今回は何故この手帳が良かったのかと、私の手帳術についてお伝えいたします。
この手帳を使う理由
私は手帳は時間管理でしか使っていません。そこで手帳に求めることは2点です。
- 軽くて薄い
- 月間と週間がバーチカルで書き込める
1に該当する手帳は多数あります。問題は2を満たしたものとなると数が絞られます。バーチカルとは、見開きで1週間を見渡せる、1日を縦で区切っている手帳です。月曜日から日曜日までバーチカルになっていて、時間軸が、朝6時から24時まで書き込める手帳はあまり見かけません。仕事もプライベートもこれ一冊で管理したいので、土日も含めてバーチカルがありがたいのです。また、コンサルタントは、平日は客先で仕事しているので打ち合わせは、必然的に土日というケースが多いです。土日もしっかり時間軸で予定を書き込めるのは助かります。
私の手帳術
手帳は時間管理でしか使っていません。まず、月間で全体のスケジュール感を掴みます。会議、社内打ち合わせ、顧客打ち合わせ、社外打ち合わせ、研修出講、教材作成等です。ここで、私が最も神経を尖らせるのは、自身の研修出講とそれに伴う教材作成です。研修出講は全国に出向くので移動時間に無理があってはなりません。また、研修で使用する教材も作成します。そのための準備の時間も捻出します。しかし、私はライン管理職も兼務しています。寧ろ管理職の方がメインタスクです。管理職の仕事に支障を起こさないように、顧客に対しても研修品質が落ちないよう、月間のスケジュールを把握するようにしています。
時間を見積もる
月間のスケジュール感を把握したら、次に週間のスケジュールを管理します。入ってくる予定を書き込むのはもちろんですが、個人で作業する時間も先に確保してしまいます。部門の全体構想を検討する時間、研修準備の時間など。作業時間を見積もってあらかじめブロックしてしまいます。それをやらないと、次々とスケジュールを入れられてしまいます。ブロックすると言えば、年間の休暇予定も、毎年2月までに決めてブロックしてしまいます。
二刀流
手帳に記入した予定は、常にOutlookと同期します。メンバーが打ち合わせや同行予定を計画しやすいですから。デジタルだけしないのは、慣れですね。月間と週間と1日を行ったり来たりしながらスケジュール管理するので、手帳が一番見やすいです。Outlookは自分の為もありますが、それ以上に組織生産性を高める狙いの方が強いです。
3色フリクションボールペン
手帳の相棒は、三色フリクションボールペンです。顧客関係は赤、社内は青、プライベートは緑でスケジュールします。色分けすることで、視認性を高めます。
アイデアやリフレクションはノートで管理
打ち合わせやアイデアのメモ、気づきなどのリフレクションは全て一冊のノートで管理しています。私はメモ魔なので記述量が多くなりがちです。スペースを気にせず書き込めるノートの方が、使い勝手がいいです。どんな事もこのノートに書かれているので、後でパラパラめくって振り返りもしやすいです。ノートも昨年からNOLTYノートを利用しています。それまで使っていたMDノートと品質は遜色なく軽い。全国を移動する機会が多い身としては、少しでも荷物を軽くしたいというのが優先度が高いわけです。
