【ビジネススキル】会議の進め方

久しぶりに社内でグダグダな会議に参加しました。会議への参加はただでさえ億劫なのに、進行がグダグダだとストレス溜まります。今日は会議の進め方について考えてみます。

会議の目的は明確に

会議の目的は大きく3種類あります。

1. 情報共有
2. 意思決定
3. 企画検討

これは凄く大切なことですが、会議の主催者側が強く意識していない場合があります。主催者が意識しないと参加者は迷子になります。情報共有したいのか？意思決定を求めているのか？それともアイデアを発散させたいのか？当然、目的によって参加メンバー、進め方、時間を検討しなくてはいけません。

アジェンダを一工夫

会議を主催する前に、アジェンダを準備すると思います。連絡会議であれば職場で共有して欲しい内容を簡潔に記載しておくといいでしょう。意思決定であれば、意思決定の議題だけでなく、それぞれの案のメリット、デメリットも記載しておくと良いです。判断する側が判断しやすくなりますから。企画検討の際は、事前に理解しておくべき前提条件や背景等をまとめておくと企画に集中しやすくなります。ビジネスにおける会議は、限られた時間内に結論を出すことが求められます。短時間で最高のアウトプットを引き出す準備が求められます。

主催者が話過ぎない

今回、参加した会議はまさにこの現象でした。独演会状態でした。本人達も決して話を沢山したいタイプではないのですが、会議の目的が曖昧→参加者も何を話せば良いか分からない→発言も出ない→沈黙に耐えられず主催者が話す💦流石に一旦、落ちつこうとフィードバックしてしまいました。

プロセスをデザインする

せっかく多くのメンバーに参加してもらっているので、彼らが話し易い進め方が必要です。しかし、無計画に話し合いを促すだけでは対話は深まりません。どのような道順を辿っていくのか？例えばアイスブレークから入り、議題に対して個人で考える沈黙の時間を設けたり、意見をGoogleスプレッドシートで共有して参加者で眺めてみたり。そういう工夫をしていかなければいけません。