古今東西、職場には問題が溢れています。やっと解決できた時思ったら、また新たな問題が生まれていたりします。管理職にとって職場の問題解決は避けて通れないテーマですが、取り扱い方を誤ると大炎上するテーマでもあります。今日は職場の問題解決を会議でファシリテーションする際のコツをお伝えします。
不平、不満を大歓迎
会議をどのように組み立てるかが極めて大切です。職場の問題解決を会議で取り上げると犯人探しに陥ってしまったり、話し合う前から、諦めムードが漂ったりしてはいないでしょうか？かと言ってポジティブに考えることを強いても、現場はシラけてしまいます。私が職場でこの手のテーマを取り上げる際は、まず、メンバーの不平不満をださせます。その時は他責OK。ポストイットを使って個人でまずは書き出してもらいます。いきなり発言はハードルが高いですから。書き出したポストイットを、メンバーで分類をして見出しをつけて貰います。週刊紙の中吊り広告のように面白おかしく書き出してもらいます。まずは、現状の不平不満を吐き出させることが必要です。
大前提は心理的安全性
上記のような会議を行うには大前提があります。上司とメンバーの信頼関係です。これは時間が必要です。自由な発言を求めると言う事は、裏を返せば自由な発言が出ずらいという証左ですから💦 メンバーとの信頼は、小さな約束を確実に守る、日常のコミュニケーションを大切にするなど細かい行動の積み重ねしかありません。
未来に視点を向ける
不平、不平が洗い出せたら、その中のキーワードを一つ取り上げ新たな話し合いを行います。ズバリ、取り上げた不平、不満のキーワードを放置しておくと「どうなる？」「どうなる？」を考えていきます。問題解決の定番の「なぜなぜ分析」の逆バージョンです。どうなるを考える過程で、さすがにこのまま放置すると被害が拡大することに危機感を抱くようにします。そのような精神状態に持っていくと、現実的な解決案もでてきやすいです。当事者意識が芽生えているわけですから。
これを原因追求型で始めると、理路整然とした解決案は出せても実行が難しい案が出てきたり、どこかで聞いたことがあるような玉虫色の解決案でシャンシャンでで終わってしまい、問題は解決せず、むしろ悪化してしまうこともあります。ちょっとしたアプローチの違いで、アウトプットは変わってしまうという事です。
