社内の会議は多いですよね。会議はテーマ設定と参加メンバーが適切に準備できれば、良い会議になります。しかし、そんな都合よく運ぶことはなく、会議をファシリテーションする人の技が求められます。今日は、初心者がすぐに使えるファシリテーション技術「質問スキル」について考えてみます。
日本語は便利であり、難しい言語
海外旅行すると、日本語の有り難さを痛感します。微妙なニュアンスも日本語なら簡単に話せます。主語がなくても、「そうそう、あれね」とか曖昧表現でも、気心しれた人とは会話が成立してしまう訳ですから。母国語って素敵❤️しかし、この日本語の曖昧さ、コンテンツよりもコンテキストに長けた言語であるが故に、ビジネスや会議の場では混乱を引き起こします。
何かご意見ありますか？禁止
会議でよく使われる質問に「何かご意見ありませんか？」「いかがですか？」特に意見が出ていない時にこの質問をするファシリテーターは最悪です。何に対して質問されているかが理科できず、聞かれる方も答えようがありません。もっと最悪なファシリテーターは「○○と言うご意見もありますが。。。」と発言して、目で合図して発言を促す猛者もいます。そんなご意見知らないし、発言促されても困ってしまいます。
質問はある程度限定する
ある程度質問は限定されていた方が相手は答えやすいです。「最近どう？」より「最近、仕事の調子どう？」と聞かれた方が答えやすいですよね。会議の場でも同様です。「職場の課題について、どのように考えていますか？」「この問題を解決するアイデアはありません？」など論点を絞って質問文を作るとを意識すると良いです。5W2Hってやつです。
質問の順番も大事
簡単に答えられる順番から徐々に始めるのが原則です。簡単に答えられる順番とは、
- 事実や経験に関する質問
- 知覚や感情に関する質問
- 思考や考察に関する質問
- 価値や信条に関する質問
- 決定や行動に関する質問
「何があったの？」「どう感じたね？」「何を考えたか？」「何が大切なのか？」「これからどうする？」賢明な読者はお気づきかもしれません。効果的なリフレクションに関する記事で書いた内容と原理原則は同じです。ただ、こんな型通りに進行することはないので、相手の様子を見ながら、質問のタイミングを考えるのがファシリテーターのセンスになります。意識的にせよ、無意識にせよ質問が上手な人は、答えやすい質問の順番を理解しています。
オーバーリアクションの進め
質問に相手が答えてくれたら、是非やって欲しいのがオーバーリアクション。全力でうなずき、「ほー」「本当ですか？」「驚きました」「なるほど」など嫌らしくならない程度に言葉を添えるのがいいです。ただし、使い方が微妙なのは「いいですね」や「素晴らしい」です。何故なら意見に対して評価することになるからです。素晴らしいと言われなかった人は、「じゃ、私の意見は素晴らしくなかったのか」と思われる人も出てくるからです。褒めたい時は、行動にフォーカスした方が良いです。「勇気を持って発言してくれて、ありがとう」「なるほど、よく、思いついたね」などです。言葉以外にも、発言者に近づく、発言を板書するといった所作一つで発言に対する歓迎の気持ちを伝えることが可能です。
聴きながら周囲も見る
質問に対して相手が答えてくれる時は、オーバーリアクションの他に一つやるべきことがあります。相手の発言に集中しながら、それを聴いている周囲の反応も伺うことです。発言内容に共感しているのか？緊張している？正しく伝わっている？空気を読むというやつです。空気を読みながら、次のアクションを考えます。深掘りの質問をするのか？話題を変えるか？次は誰に発言を促すか？発言者の要点をまとめるか？などを判断材料を収集します。
まとめ過ぎに注意
これは私もよくやってしまう過ちです。発言者の内容を要すると短くまとめてしまう事です。分かりやすく伝える為にまとめたつもりが、発言者の意図とは違ったり、あんなに発言したのに要するのでまとめられたと思われたりする事もあります。ファシリテーションの目的にもよりますが、大原則は相手の意見を引き出すことです。意見が出てこなくなるのは避けたいので要約のし過ぎには注意が必要です。極力、相手の発言を活かすのが原則になります。
