今年は期首のマネジャーを集めてのキックオフ会議は、費用を奮発してホテルの一室を借り切って会議を行いました。今日はその時のお話です。
会議は目的、メンバー、そして空間が重要
研修や会議で大切な３要素があります。それはまず第１に目的、第２にメンバー、そして第３が空間です。アメリカの研修施設に伺うと、その敷地の広さと共に驚かされるのは空間美です。休み時間には散歩してリラックスできるように庭が整備されていたり、施設そのものが山の中や海の近くなど素晴らしい場所にあったりします。海外には学習環境の専門家という職業も存在します。文字通り学習環境を設計する人です。その仕事範囲は、窓から入り込む採光を計算して窓を設置したり、部屋に飾る絵や花を決めたりするものです。日本企業でもそのような学習環境を意識して設計された研修施設は少しづつ増えてきました。私は仕事柄、様々な企業の研修施設や会議室に伺いますが空間によって生産性がだいぶかわるもんだと肌で感じていました。会議室に窓があるなしだけでも驚く程、違うものです。
会議室を出て、社外で会議をしてみたかった
我が社の会議室も、他の一般企業に比べると、遥かに恵まれています。採光がたくさん取れる部屋があったり、インテリアや機器もオシャレな部屋もあります。ただ、会議室の場所確保は熾烈を極めます。また今回は期首の大事な会議となります。１年間の方針を決めきる会議です。我が社も御多分にもれずイノベーションを求められています。キックオフ会議はメンバーに柔軟な思考を持ちつつ、徹底的に対話してもらえる場にして欲しいと考えていました。そこで、ちょっといつもとは違った雰囲気で会議を開くことを決めました。
椿山荘で会議してみた
そこで、部下に場所を探してもらいました。条件は３つ。窓が広いこと。昼食が美味しいこと。予算は１０万円まで。部下が探してきてくれたのが椿山荘。６月には蛍も飛び交う緑豊かな、由緒あるホテルです。会議のメンバーはマネジャーと部長の１１名。朝９時半から１７時まで文字通り缶ずめ状態で議論を行いました。会議室の場所は、普段は結婚式場の控え室で使われている部屋でした。肝心の会議の生産性ですが、これが参加者も驚くほど豊かなアイデアが多数生まれ、次から次へと方針と計画が決まっていきました。もちろんホテルでの会議までに、様々な下準備はしてきたのですが、それを差し引いても生産性が高かったように感じます。改めて空間の重要性を実感した１日でした。たまには社外での会議もいいですよ。
