私の生業は企業の人材育成を支援です。イメージしやすいのは、管理職研修や新入社員研修です。人材育成という無形の仕事なので、企画書やスライドを使って説明することがほとんどです。今日はビジネスパーソンがすぐに役立つ社外資料の作成方法について説明します。
社内資料と社外資料の大きな違い
言葉通り、内と外が大きく違います。社内であれば、背景や情報を共有しているケースがほとんどです。だから、資料の作り方はシンプルで構いません。ロジックが整理されていれば問題になることはありません。
逆に社外の場合は予備知識ゼロからスタートします。興味なければ内容以前に聴いてくれません。だからロジックが通っているだけでは不十分です。相手の感情や琴線に訴えかけるような工夫が必要になります。
画像を効果的に使う
具体的には画像を効果的に使うことが必要です。画像を利用することで、相手の感情を揺さぶっていきます。文字でいくら危機感を訴えるより、画像で見せた方が一発で届きます。特に資料の冒頭では、掴みが重要になるので画像のチョイスもセンスが問われます。画像は基本、全面に配置します。感情を揺さぶるために使う訳ですから、ワンポイントで小さく使っては意味がありません。もちろん、画像が文字を邪魔しては意味がありませんから、画像の透過を私はよく利用します。
文字数は13文字以内
説明用の資料の文字数は極力少なくします。13文字以内が理想です。それ以上だと文章になってしまい、話を聴く前に目で資料を追ってしまいます。話し手に意識がいかなくなります。資料上で足りない情報は話で補うようにして、メモをとってもらった方が記憶に残ります。詳細な読むようの資料は巻末につけておけば十分です。文字のフォントは、メイリオを、特に強調したいメッセージは、HGP創英角ゴシックUBを使います。読みやすく文字のバランスもいいからです。文字の色も工夫しています。通常は黒ですが、ネガティブな情報は赤、ポジティブは青で統一しています。ルール決めておくだけで、資料作成のスピードは20%はあがります。
グラフは左、文字は右
最後にもう一つ小技を。資料でグラフを載せることがあると思います。その時のグラフの置き場所は左側。グラフの内容に関する文書は右側に配置するといいです。なぜなら、左側から入る情報は右脳に。右側から入る情報は左脳に入ってくるからです。右脳は直感的に情報を捉え、左脳は論理的に捉えます。
ちょっとした技ですが、これだけでもだいぶ印象は変わります。
