会社でつまらない会議は多くありませんか？「お偉いさんが一人で延々と語ったりする会議」「紙に書いてあることを一方的に伝えられる会議」「詰問されて人前で吊るし上げを喰らう会議」「予定調和的でわたし参加する意味あったのかと感じる会議」「雑談だけで何も決まらない会議」。。。
私は社内外で上記のような会議を何度も体験しました。管理職になった時に決めたことがあります。無駄な会議は開催しない。開催する会議は有意義なものにする。そもそも、時間は最も大切なリソース。人の大切な時間を、無駄な会議で浪費するのは時間泥棒です。そこで会議を主催するようになってからは、"会議をデザインする''事を意識しています。
会議をデザインするとは二つのことをデザインします。①プロセスをデザインする ②内容をデザインする
①プロセスをデザインする
当たり前ですが、会議の目的を決めます。例えば、私のチームであれば毎週のグループミーティングは情報共有と進捗確認とアイデア出しの場と設定しています。月一回の個人面談は、行動を振り返る場など予め決めておきます。メンバーも何の目的で開催するか、どのタイミングで実施するかが分かれば準備ができます。
個々の会議で取り扱う議題は、ルーティンが8割。イレギュラーが2割でしょうか。議題に関しては、会議の1週間前にリマインドメールを送ります。「次回〇〇のこと話会うから考えといて」参加者は準備して会議に参加します。
会議に参加するメンバーを選出します。全員参加して欲しいテーマ、そうでないものありますから。
②内容をデザインする
会議のアジェンダを用意する。今日の会議の目的は何か。どんな議題で進行するのか。何を決めるのか。
会議の時間配分を決め、参加者に冒頭に伝える。これは大切。会社の会議は大抵お尻が決まっています。限られた時間内にアウトプットを出すことを参加者全員に意識させます。
アイスブレークからスタート。週末の出来事等、雑談からスタートします。リラックスしてスタートできるように工夫しています。
会議の目的に沿って進行の仕方を変える。例えばアイデア出しが目的であれば、まずは個人でポストイットに書き出してから意見だすようにする。誰もがすぐにアイデアを話せるわけではありませんから。
ファシリテーターを変える。私が担当することもあるし、他のメンバーにお願いすることもあります。ファシリテーターや発言する人が固定化するのを防ぎます。
座る席や、レイアウトも変える。ちょっとした変化ですが、気分はだいぶ変わります。
ホワイトボードには、発言者の言葉をそのまま書き出す。何を話しても安心だと感じてもらいます。
テーマによっては、チョコやお菓子も用意する。腹が減っては・・・です。
発言に対して、批判はしない。でも対立は歓迎する。
会議で決めた事。次回までに実行することを、メンバーの前で復唱し確認する。議事録にも残し、誰でも見れるようにしておく。
ポイントは、少しづつ内容を変化させること。どんなに良い会議でもマンネリ化します。会議の進め方や内容を変えることで鮮度が保たれます。職場の全体会議を変えるのは勇気いるので、ちょっとした打ち合わせから変化をつけることをお勧めします。つまらない会議が、少しでも生産性の高いものになれば幸いです。
