この1ヶ月程、昭和、平成も真っ青な長時間労働に身をおいています。先週も夜中12時まで打ち合わせ。なんだかんだで、数えたら月に100時間は残業していました。さすがに心身共に疲労感が出てきました。20代、30代はもっと働いても無理が効きましたが、歳とったなと実感しています。こんな状況の私が書くと説得力に欠きますが、今日はタイムマネジメントについて考えてみます。
コントロールできる時間を増やす
タイムマネジメントで最も大事なのは、自分でコントロールできる時間をいかに増やすかにあります。キツキツのスケジュールでも、ある程度目算がついて対策が打てれば対応は可能ですから。逆に自分のキャパ以上の仕事をいかに受けないことを意識しています。受けたとしても瞬間風速で済むようにスケジュールを管理します。通常であれば、自分の能率に対して70%から80%で仕事するようにしていますが、現在は常時95%から100%、週に1日2日は120%で仕事しているようなイメージです。
スケジュールの見える化
タイムマネジメントを進める上での大前提は、スケジュールの見える化です。性格はアバウトな私ですが、スケジュールは精緻に入れます。作業工数も見積もってスケジューラーに入力して、メンバーや関係者に公開しています。変更があれば都度修正を行います。悩みは手帳に転機するのが、面倒なことでしょうか。
スケジュールの立て方
自分の能力をかなり正確に把握できるようになったのは経験の成せる技かなと思います。内容、サイズによって個人作業に係る工数はかなり正確に弾きだせます。問題は他者に依頼する仕事と、他者から突然舞い込んでくる仕事への対応です。まず、他者へ依頼する仕事ですが、普段から仕事しているメンバーはある程度想定できますが、関係性が薄い人への依頼の仕方は工夫しています。依頼する仕事のサイズを小さく切り出したり、判断を伴わない単純化するようにして渡します。また、最初の打ち合わせ時間は長めに確保し、仕事の仕上がり20%の段階で再度認識を擦り合わせるようにしています。さらに、計画自体も少しでも余裕を持たせるようにします。
悩ましいのは、他者から依頼される仕事です。特に上司ですね。私の場合は、「ちょっと打ち合わせ」と召集を受けるのが、時間が読めなくて苦労しています。断れませんから。そのため、月曜日にその週の役員スケジュールは目を通しておくようにします。役員の空きスケジュールでかつ自分も空いている時間帯に個人作業のスケジュールを入れておくようにします。個人作業の時間だと調整しやすいですから。
時間がある時に、積極的に他者を支援する
普段は70%ぐらいの出力で仕事していると書きましたが、正確には自分の管轄の仕事に関してです。残りの30%は他部門や外部の仕事です。自分の本来業務以外の仕事を支援することは刺激を受けるし、思わぬ発見にも繋がります。また、その時のご縁が、予期せぬタイミングで自分の仕事に役立ったり、そこで培った信頼が私の窮地を救ってくれたりします。忙しくない時の時間の使い方が、忙しい時の自分を助けてくれます。
仕事を任せる
社内外問わず積極的に仕事を振るようにしています。前述したように、仕事の渡し方は留意しますが。また、アウトプットに完璧も求めないようにします。この品質を守ってくれればOKと考えていると、逆にアウトプットは期待以上で返してくれることが多いです。
忙しくても睡眠時間は確保する
若いときは深夜まで仕事できましたが、今はもうできません。遅くても10時過ぎぐらいで切り上げます。そして、どんなに忙しくても6時間は睡眠を確保するようにしています。睡眠取らないと頭が回りません。
なんとか来月まで、耐え忍んで、年末年始はゆっくりして、通常運行に戻りたいと思います。
