お客様から、若手社員向けの研修カリキュラムに「ビジネスメールの書き方」についても指導して欲しいとの要望を頂きました。正直、ビジネス文書の専門家ではないのでお断りしていたのですが、懇願されて引き受けることにしました。今日はその時のお話です。
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事前課題を課してみた
研修当日はメインに扱うビジネススキルがありました。ビジネスメールを学べる時間はせいぜい30分。通り一辺倒の解説を聞くだけでは、役に立たないと考え事前課題を課してみました。誤りがあるビジネス文書をリライトしてくるという内容です。リライトしやすい、易しい課題にしたのですが、正答率は1割でした💦
お客様から、「若手社員はビジネスメール書けない」と嘆いていましたが、内心「本当ですか？」と疑っていました。Googleで調べれば、いくらでも雛型ありますし。そんなに変なメール書くかなと考えていましたが、浅はかな考えでした。ビジネスメールの書き方の問題というより、基本的な文章力が弱いように感じました。
まずは件名
受講者の半分が、メールの件名がしっかり書けていませんでした。私は毎日100通前後のメールを処理します。全部メールを開いて判断していたら、それだけで日が暮れてしまいます。そこで、大事なのがメールの件名です。メールの件名と、誰から送られてきたかで、処理する優先順位を決めていきます。読み手に「重要なメールだ」「対応が必要かメールだ」と判断されるように「件名」を具体的につけることが重要です。具体的な件名とは「いつ」「何を」「どうして欲しいのか」が盛り込まれていることです。
書き始める前に整理する
メールが下手か人にありがちなのは、時系列でダラダラと文章が書いてしまうことです。メールを書き始める前に、5W2Hで情報を整理するだけでも文章は読みやすくなります。
文章は見やすく
読みやすいメールとは、「内容、情報に過不足や誤りがなく整理され」、「見やすくレイアウト」されているメールです。メール画面が埋まっていると、読みづらい印象になるうえに単語の途中で改行が入るので、次の行を探しにくくなります。
1行さ20〜30文字を目安として、意識的に改行するのが良いです。句読点の入る位置や文節の終わりで改行すれば、文章も読みやすくなります。
空行で段落を区切るのも効果的です。段落ごとに空行を挟むだけで、格段に読みやすくなります。1段落の目安は5行になります。また大きく内容が変わる箇所は空行を2行にすると、他の段落との違いが明確になります。
メールの読み手を慮って文章を書くのは、メールも手紙も同じです。
