昨日に引き続いて職場の問題解決について考えます。問題解決研修ではよく、ケーススタディ形式で問題解決力の向上を図ります。やらないよりはやった方が良いのですが、ケーススタディをいくらやっても問題解決能力は高まりません。何故なら、実際の問題は文章化されていません。もっと曖昧模糊とした形で存在します。では、実際の職場の問題解決を考えていきましょう。
まずは書き出す
職場の問題は曖昧模糊とした感じで存在します。そのため、最初にやるべきことは「問題を書き出す」ことです。打ち合わせや会議の場では、問題について話すだけでなく、まずは書き出すことが重要です。書き出さないと、整理も出来なければ記憶にも残りません。逆に文字にしてさえいれば、お互いの認識を共有しやすくなります。その際の強い味方が付箋になります。
付箋への書き出し方
付箋一枚に一つの事象を書くことが大原則です。その為には、出来るだけ簡潔に表現することが大切です。長文になってしまった時は、複数の付箋に分解して書くことです。もう一点、付箋に書き出す際の留意点があります。それは、具体的に表現することです。日本語の特徴でもありますが、主語が不明確であったり、指し示す対象が曖昧だったりすることがあります。日本語の問題なのですが、ここの表現が雑だと問題解決は進みません。
分類する
付箋に具体的な記載が出来たら、最初は共通項がある付箋をグルーピングしてみます。この時、ならべく面白可笑しくグルーピング作業を進めることをお伝えしています。面白可笑しくとは、文藝春秋や夕刊現代の見出しになるようなタイトルをつけてグルーピングすることです。職場の問題解決は何かしら事情があって後回しにされている場合が多いです。解決出来ない、気が滅入るような理由もあるかもしれません。そのため、問題解決は最初から眉間に皺を寄せて実施するようだと難儀します。最初は、馬鹿話するぐらいリラックスして問題を眺めるぐらいの方が良いアイデアが出てくるものです。
因果関係を考える
グルーピング出来たら、グループ同士の因果関係を整理してみます。因果関係は矢印で結ぶと分かりやすいです。因果関係がありそうかないのか自信がない場合は、点線で結ぶようにします。また、最初に出ていた付箋だけでは因果関係が成立しない場合も出てきます。その際は付箋を追加しても構いません。この段階では、薄っすらとどんな問題が存在しているのか、それぞれがどんな因果関係で結ばれていそうが分かれば充分です。まずは問題を浮かび上がらせることが最初のプロセスとなります。
