今年も残り僅かとなりました。私の部門も先日、今年最後の会議を行いました。今日は私が実践している年末最後の進め方についてご紹介します。
区切りは大事
企業勤めだと年内というより、上期/下期とかクォーター毎に振り返りを行うかと思います。タイミングはそれぞれの事情にあわせて実施すれば良いのですが、大事なのは振り返りの内容です。
定量と定性の両面で振り返る
私が会議で振り返るのは下記項目です。
- 会社全体の業績
- 部門業績
- 部門計画の進捗
- 個人別
まずは、全社の状況を数字で振り返ります。全社の業績を把握している意識高い系のメンバーは少ないかと思います。しかし、全社の業績は自身の仕事にも大きな影響を与えます。同じように本部や部門業績についても、メンバーに伝えておくことは大切です。この時に大事なのは、比較を示すことです。対予算だけではなく、前年同月と比べたらどうなのか？競合と比べたらどうなのか？という視点です。数字を示すのは、健全な危機感を共有するためです。特に業績が良い場合の危機感は大切です。業績が伸びていても、競合がさらに伸長しているのであれば、活動スピードを上げる必要があるかもしれません。取り巻く環境を客観的に振り返るためにも、ファクトを正しく伝えることと、管理職としての見立てを伝えることが大切です。
計画を振り返る
業績面の振り返りの次は、部内の業務進捗の振り返りです。私はまずは◯計画を上回る、△及第点、✖️進捗遅れで一覧できるように示します。このような見せ方をする事で、部内の全体感を示します。進捗の評価は少し厳し目に出すようにしています。計画を立てる時にKPIも作くるので、基準としては使いますが、KPIに達していれば◯とはしていません。状況も変化しているので、期初より目標水準を上げなくてはいけないもの、逆に下げなくてはいけないものもあります。それらを加味して上司の立場からは、◯✖️△をつけます。そしてもっと大事なのは、その見立ての根拠を述べることです。それも出来るだけ端的に。メンバーからすれば、自分の担当業務へのコメントは気になりますが、それ以外の関心は薄くなります。一つひとつにあまり長くコメントしても忘れてしまいます。会議での振り返りの目的は、メンバーのベクトル合わせなので、長々と説明するのは避けるようにしています。
個人別の感謝の言葉
年内最後の会議でのハイライトは、メンバー毎に私から仕事ぶりに対して感謝の言葉を伝えることです。メンバーは13人いるので、1人ずつコメントを書くので結構大変です。「ありがとう」や「頑張った」などありきたりの言葉を伝えられてもシラけるだけなので、ディテールをどこまで伝えれるかです。分かりやすい成果を上げているメンバーへのコメントは思いつきやすいですが、ルーティン業務を担当しているメンバーのコメントは苦労します。普段から仕事ぶりを観察していないと書けません。感謝の言葉を画面に映しだして、声に出してお伝えしました。みんな喜んでくれたようで良かったです。
一人ひとりの振り返りコメント
私からメンバーへの感謝のコメントは会議のハイライトですが、真の目的は一人ひとりから、自分の今年一年の仕事ぶりに関して振り返りのコメントをしてもらうことです。上司からの感謝の言葉を受けて感情も高揚しています。そんな状態でコメントしてもらうので、温かく、真摯な雰囲気のコメント大会となりました。おかげで良い感じで年を越せそうです。
