【ビジネススキル】社内向け資料の作成方法

昨日は社外向け資料の作成方法をお伝えしたので、今日は社内向け資料の作成方法について考えてみます。

社内は結論から

社内向け資料と社外向け資料の大きな違いは、聴きてのレディネスです。上司や他部門に説明するために資料をつくることがほとんどです。つまり、発表内容の背景については濃淡はあるが理解していると言う背景があります。そのため、まどろっこしい説明はいりません。

聴きたいのは結論です。それやったらコストダウンに繋がるのか？品質向上に寄与するのか？関係者にどんなメリット、デメリットが発生するのか？とどのつまり儲かるのか？その辺りがちゃんと伝わればOKです。ちゃんと伝わるとは、理解した上でアクションしてくれるまでを指します。

最低限の情報しか載せない

上司に説明する際に、突っ込まれないように資料に情報を盛り込む人がいますが、それは間違いです。説明する際も一言一句漏らさぬよう説明する人もいますがそれも間違いです。何故なら、相手はそんなに細かく人の説明は聞きません💦　特に上司は部下の説明を丁寧に聞いていません。自分の上司が丁寧に説明を聞いてく、れる人であれば、社内資料作りに問題意識は持たないですよね。上司から「説明がわかりづらい」「話が長い」「他部門や上司を説得できない」と言われた事があるから、この記事を読まれているのではないかと思います。つまり、社内用の資料はシンプルであることが最も大切になります。

読ませたら負け

資料を上司や関係者に読ませたら負けです。質問&意見交換に持ち込ませたら勝ちです。だから、資料は必要最低限のキーワードだけでいいのです。資料の枚数は10枚以内にまとめます。発表時間は5分以内。白バッグのスライドを使用します。おしゃれテンプレートとか不要です。それよりも、話の展開と簡潔な発表の仕方の練習に時間を割きましょう。論理展開は下記のような展開になります

1. 結論＝タイトル
2. 課題の提示
3. 原因の提示
4. 対策案
5. 効果
6. 結論

詳細データは巻末に

説明資料は簡潔にですが、社内資料で避けて通れないのが数字に関するデータ類かと思います。それらは巻末につけておくのが良いです。課題や原因で数字を取り上げる時は、変化点が分かるように表示します。社外資料の記事で説明したように、グラフは左。右にポイントを記載します。伝えたい変化の部分だけ抜き出し、売上○○%アップとか、逆にダウンとか。良い報告は青字で。悪い報告は赤字でデカデカと記載します。上司は当然、あなたが伝えたい数字以外にも質問します。「B製品の数字は？」「競合との比較は？」それらは、巻末につけた帳票を使いながら説明すれば効果的です。「こいつは、よく準備している！」と言う評価になります。

下打ち合わせをする

上記に書いたのが、社内資料の原則です。ただ会社によって発表形式が決まっていたり、上司によっては細かい部分を重視する上司もいます。その時は、上記のやり方で発表すると自爆するので注意してください。面倒な上司に会議等で説明する際は、相談のていで会議の前に完成度4割ぐらいで反応を見ることですね。4割とは発表の論理展開が仮確定している状態です。ここまで準備すれば、変な発表にはならないと思いますが。中にはマウントとらないと気が済まないような上司もいますが、そんな時は気にする必要はありません。周囲はきっと評価してくれます。