クマ坊の日記

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【マネジメント】オンライン会議術のコツ!

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最近、仕事が忙しくてなかなかブログが更新できていません😢 でも、このご時世の折、仕事で忙しいのは有難いことです。さて、今回はオンラインでの会議術について考えてみたいと思います。オンラインでもリアルでも会議の本質は変わりません。しかし、オンラインだからこそ気をつけなければいけないコツはいくつかあります。

 

 

準備が8割

リアルでもオンラインでも大切なのは準備にあります。具体的には次の3つになります。

  1. 目的
  2. 人選
  3. 資料

会議の目的は3つに分類されます。情報連絡会議、意思決定会議、企画会議。しかし、この3つのうち不向きな会議があります。それは企画会議です。パソコンの画面上の制約もあるからか、創造的なアイデアが出てきずらい印象があります。アイデアがいい意味で脱線していかないです。人数を4人以内で行えば、まだいいんですが会議をするメンバーの人選に大きく影響されます。だから企画会議だけは私は今でもリアルで極力行うようにしています。会議とは異なりますが、Slackなどの非同期のコミュニケーションツールの方がアイデアや企画を進めるには適しているように思います。

人数に関しては目的に沿って必要なメンバーを人選するのはリアルでもオンラインでも重要です。まあ、オンラインだと必要かない人は地蔵のように固まってしまいますが。

オンラインでより重要なのは会議資料です。情報連絡であれば事前に出席者に共有すべきします。意思決定であれば判断するにあたってのメリット、デメリットの情報を配布しておくべきです。オンラインの会議はリアル以上に短く実施するのが望ましいです。最大でも1時間以内でしょうか。メンバーの多くが在宅ワークの場合は、むしろ頻度の方が重要です。人間の想像力は驚くべきで1人で在宅で仕事してると、疑心暗鬼に陥ったりしますから。メンバーの精神衛生上も、情報の流通の側面からも頻度はとても重要です。

 

当日の資料はシンプルに

オンライン会議では資料の共有が必須です。共有資料がないと、途中で会議の内容が用意に迷子になってしまうからです。ただし、当日の資料は文字数を少なくしたシンプルなものにしなくてはいけません。共有したい事項は何なのか?今日、意思決定が必要な項目は何なのかが分かれば十分です。会議が脱線しないためのものですから。逆に事前配布する資料に詳細を書いておくといいでしょう。

 

ミュート管理は必須

いざオンライン会議がスタートとして、気をつけるべきはミュート管理です。在宅でも職場でも音はかなり気になります。会議のホスト役はミュート管理だけには気をつけなくてはいけません。

 

会議前の時間を有効に利用する

時間がある時は、会議の10分前ぐらいに入室するといいでしょう。早く入室してくるメンバーは必ずいるので、雑談をしながらメンバーの近況などを聞くといいでしょう。これは部下指導の面でも、会議をリラックスした状態にする意味でも有効です。

 

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