ビジネスパーソンは会議が多いですよね。会議にどんなイメージを持っていますか？退屈な会議、会議という名の公開処刑、何も決まらい会議、逆に結論ありきの会議、発言者がボスだけの会議というか独演会・・・etc 今日は会議の進め方について考えてみたいと思います。
目次
会議の位置付けを明確にする
そもそも何のために開催される会議なのかが決まっていないケースがあります。主催者だけが目的を意識して参加者と共有できていないとか💦 全体のゴールを参加者が共有できなければ目的を達成することは不可能です。ゴールわからないのに、とりあえず走れと言っているようなものです。会議の主催者は、参加者に会議の目的を伝えるのはもちろん、関連資料も事前に配布しておくことが求められます。
- 情報伝達会議：事前に内容がわかる資料を配布しポイントのみ説明する。質疑応答を通じて認識の共有化を図る
- 意思決定会議：これまでの議論の経過を踏まえながら、とにかく意思決定する。結論を先延ばししないことを共有化しながら会議を進める。事前にそもそもの目的と選択肢のメリット、デメリットも記載された資料が配布できればGood
- 企画会議：メンバーに事前に意見やアイデアを記載してもらうと良い。とにかく自由に意見が言える雰囲気を演出し、参加者が意見を述べる機会を会議の中でデザインしていくことが大切
メンバーが主体的に参加できる場づくり
参加メンバーの気持ちを前向きなものに変えていく必要があります。まずはメンバーが安心して意見を言ってもいいだという雰囲気づくりが大切です。日常のマネジメントで信頼関係ができているメンバーのみとの会議ならこんなことは考えなくてもいいですがそうでない会議もありますよね。
そんな時に場を温めるテーマは「最近うまくいっている事例から発表してください」うまくいっていることなら話し易いですから。また、会議の前にミーティングルールを決めておくのも効果的です。会議中に必ず１回は発言する。とか異なる意見でもダメだししないとか。３〜５つぐらい提案して会議の冒頭で参加メンバーに承認してもらうといいでしょう。立場の高い人だけが発言する、声が大きい人の意見だけが通る。そんな会議で決まったことは実行段階ですぐ頓挫します。
思考を停止しない
会議を開催しても「できない理由」や「いいわけ」のオンパレードになる会議もあります。始めからやらないのであれば、会議なんてそもそも開催するべきではありません。「どうすればできるか」の視点で考える態度をメンバーと共有する必要があります。私は困難なプロジェクトの会議になればなるほど、ゆる〜く会議を運営することを意識しています。メンバーが弱音や問題点やリスクを言うことは大切にしています。本音で話せないと問題解決には近づきませんから。メンバーの発言を全て受け止めた上で、「それじゃどうする？」「どういうやり方だったら可能性が高まる？」という質問を投げかけるようにします。ここで大切なのは自分が解決案を提示しないことです。メンバーに考えさせることが大切です。仕事の主体者はメンバーだから。彼ら彼女らが本気でこれなら「いける」と感じてもらえなければ問題解決は実現しませんから。
